Au bout de plusieurs années d’activité, une entreprise peut être submergée de documents en tous genres. Pourtant, il est nécessaire, pour des raisons légales, qu’elle les conserve. Comment optimiser la gestion de ces documents ?
Documents d’entreprise : quelle est la raison de leur conservation ?
Que ce soit les documents fiscaux ou les papiers qui ont trait à l’embauche des salariés, il est nécessaire de conserver les papiers pendant toute leur durée probatoire. Cette durée n’est pas identique d’un papier à un autre. Pourtant, chacun d’entre eux peut faire l’objet d’une demande par un client ou encore par une administration.
Quand la durée probatoire est passée (de 2 ans à une conservation à vie), il est possible de supprimer les documents et ce, notamment, pour que l’entrepreneur ne soit pas enseveli sous la paperasse. Pour cela, il faut faire un tri ; ce que l’on appelle ; en archivage ; un récolement. C’est un travail fastidieux, surtout qu’il peut être facile de se tromper entre deux documents.
Mais alors quelle solution, quand on veut gérer au mieux ses archives mais que l’on n’a ni personnel à consacrer à ce travail ni le temps (ou les connaissances) pour le faire soi-même ? Heureusement, cette situation n’est pas inéluctable et il existe des entreprises qui se consacrent à ce genre de problématique tous les jours : les entreprises d’archivage.
Sociétés d’archivage : en quoi consiste leur travail ?
Les entreprises d’archivage ont le vent en poupe et cela est tout à fait compréhensible. Les entrepreneurs savent à quel point leurs archives sont importantes, au quotidien, pour retrouver des infos. Tout cela sans parler, donc, de leur caractère probatoire qui peut aider l’entreprise, en de multiples occasions (demande de prêt professionnel, situation litigieuse…).
La loi sur la transition numérique est venue, elle aussi, bouleverser les habitudes de certaines entreprises qui envoyaient encore leurs factures par voie postale. La prochaine étape, certainement, consistera à tout dématérialiser, pour minimiser les coûts. Or, il faut du temps pour numériser chaque document présent dans les archives et il serait abscons de procéder à ce travail pour ceux qui n’ont plus de raison d’être conservés.
Tout cela : le récolement, le classement, la numérisation des documents pour créer aussi une politique d’e-archivage peut désormais être externalisée à des tiers archiveurs.
Ce ne sont pourtant pas les seules prestations qu’elles proposent aux entreprises : gain de place en faisant transférer leurs archives papiers, déménagement sécurisé de celles-ci quand l’entreprise se retrouve à l’étroit dans ses locaux sont d’autres exemples.
3% des archives seraient, chaque année, considérés comme perdus. Un pourcentage alarmant, sachant que cela peut, en fonction de la taille de l’entreprise, relever de plusieurs centaines de documents voire, plus ; que l’entité ne pourra pas produire à la demande.
La faute en incombe à des erreurs humaines, le plus souvent : méconnaissance des délais de conservation, rangement au mauvais endroit, puis suppression. Les conséquences, pour l’entreprise, elles, peuvent être relativement lourdes. Presque 5 000 euros pour la non-présentation de documents, par exemple….